Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại văn phòng, công ty, khách sạn

Hệ thống tổng đài điện thoại là một trong những mạng công nghệ thông tin liên lạc quan trọng trong doanh nghiệp là khách sạn, resort, trường học, bệnh viện, nhà xưởng sản xuất,…. giúp việc trao đổi nội bộ và liên lạc với khách hàng tiện lợi và tiết kiệm chi phí hơn.

Trước đây, hệ thống tổng đài điện thoại PABX được dùng phổ biến, mặc dù giá mua thiết bị rẻ nhưng lại có nhược điểm là tương đối cồng kềnh, kém linh hoạt. Hệ thống Analog cũng cần riêng một hạ tầng đường dây cáp điện thoại để kết nối, do vậy có thể làm tăng chi phí thi công lắp đặt thiết bị. 

Hệ thống VoIP là công nghệ được sử dụng phổ biến trong thời gian gần đây cho phép bạn thực hiện hoặc nhận cuộc gọi bằng kết nối internet băng thông rộng. Điện thoại giao thức Internet (IP) chuyển đổi tín hiệu thoại tương tự thành tín hiệu kỹ thuật số, sau đó được gửi qua internet. Với phương thức hoạt động như vậy, dịch vụ thi công lắp đặt tổng đài điện thoại IP đã trở nên đơn giản hơn. 

Tùy thuộc vào thiết bị mà bạn chọn mà có nhiều phương án để thi công lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP và Analog-PABX khác nhau. Sau đây là những việc cần làm và quy trình từng bước để thiết lập mạng điện thoại cho doanh nghiệp.

1. Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại IP trên mạng Wi-Fi

Dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại trong mạng Wi-Fi không dây không cần thi công là phương án linh hoạt, đơn giản và mang lại nhiều lợi ích nhất cho nhà thầu và doanh nghiệp là người vận hành sử dụng. Với lợi thế kết nối trên mạng không dây Wi-Fi, việc thi công lắp đặt đường dây mạng không còn cần thiết.

Điện thoại để bàn IP WiFi giá rẻ Atcom D2SW, Atcom A20W không bị phụ thuộc vào các đường dây mạng, do đó giúp người dùng bố trí các vị trí lắp đặt một cách linh hoạt, cũng như dễ dàng nâng cấp hệ thống bằng cách thêm điện thoại để bàn tiện lợi hơn khi có thêm người dùng.

Thi công lắp mạng điện thoại bàn không dây Wifi mang lại các lợi ích vượt trội so với mạng điện thoại có dây như:

• Triển khai nhanh chóng số lượng lớn điện thoại VoIP Wifi và tổng đài IP cho mọi quy mô văn phòng công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, trường học, bệnh viện, nhà máy,…
• Không bị ràng buộc bởi dây mạng cho các vị trí đặt máy điện thoại bàn,
• Dễ dàng tiếp cận và linh hoạt khi bố trí mọi vị trí lắp đặt, chỉ cần trong vùng phủ sóng Wi-Fi.
• Có thể thay đổi vị trí lắp đặt điện thoại bàn vào bất kỳ lúc, cho dù di chuyển vị trí hoặc chuyển văn phòng, kết nối tới chi nhánh, miễn là trong vùng phủ sóng Wifi.
• Có thể sử dụng mạng không dây Wi-Fi có sẵn của doanh nghiệp.
• Không mất thêm chi phí mua vật tư dây mạng, đầu nối RJ45, Switch mạng.
• Không mất chi phí thuê thi công lắp đặt hạ tầng dây mạng.

2. Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại IP trên mạng LAN Ethernet có dây

Thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại VoIP dùng dây trong văn phòng của doanh nghiệp sẽ đơn giản hơn khi bạn có hạ tầng dây mạng LAN sẵn có. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền thi công lắp đặt dây mạng khi ghép thiết bị điện thoại bàn cùng với vị trí máy tính PC khi có thể sử dụng chung đường line mạng LAN với đầu chờ RJ45 sẵn có.

Tuy nhiên khi bạn không có sẵn mạng LAN có dây và cần thi công lắp đặt để thiết lập một văn phòng làm việc mới.

Bạn có thể sẽ cần sử dụng dịch vụ thi công lắp đặt tổng đài điện thoại từ các công ty chuyên nghiệp hoặc cân nhắc tới phương án tự thi công lắp đặt tổng đài điện thoại không dây Wi-Fi như ở trên sẽ đơn giản hơn.

2.1 Điện thoại để bàn dùng cáp mạng Ethernet

Điện thoại để bàn có dây Atcom D20 phổ thông sử dụng điện lưới 100~240VAC thông thường qua bộ chuyển đổi Adapter, hoặc Atcom D21/Atcom A11 yêu cầu nguồn PoE.

Các bước bắt buộc để cài đặt phần cứng sẽ khác nhau tùy thuộc vào những điểm chính này, chẳng hạn như bạn cần có thiết bị chuyển mạch cấp nguồn PoE qua Ethernet (Switch PoE) khi dùng với điện thoại thoại VoIP PoE, hoặc sử dụng Switch mạng thông thường để thiết lập kết nối điện thoại bàn IP khi sử dụng điện lưới AC.

2.2 Lắp đặt tổng đài nội bộ IP

Tổng đài IP-PBX (tổng đài VoIP) về cơ bản là mạng điện thoại nội bộ doanh nghiệp và hoạt động như một thiết bị chuyển mạch trung tâm trong hệ thống VoIP. Vai trò chính của tổng đài IP là xử lý lưu lượng cuộc gọi đến và đi giữa các máy nhánh, cũng như các cuộc gọi nội bộ và ra ngoại mạng trên toàn mạng điện thoại của doanh nghiệp.

Hệ thống tổng đài IP là một hệ thống cho phép người dùng chia sẻ một số đường dây điện thoại và chuyển cuộc gọi giữa những người dùng VoIP (thoại qua giao thức internet).

Thông tin dưới đây là một số dòng tổng đài IP thông dụng được ưa chuộng dùng tại các doanh nghiệp với nhiều quy mô người dùng khác nhau: 

• IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….

2.3 Cài đặt các thông số cho hệ thống liên lạc VoIP

Khi việc thi công lắp đặt các thiết bị điện thoại để bàn, tổng đài cho dù là không dây Wi-Fi và có dây Ethernet đã hoàn tất, bạn đã sẵn sàng các bước cài đặt hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Các cài đặt về cơ bản là khai báo tài khoản SIP, có thể điều hướng các cuộc gọi điện thoại VoIP, thiết lập lời chào, ghi âm cuộc gọi, cũng như những tính năng, tùy chọn nâng cao cho cả hệ thống hoặc từng số máy lẻ.

Điều quan trọng của hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP là khả năng tùy chỉnh cài đặt cao và có thể thực hiện vào bất kỳ lúc nào. Giao diện hiện đại, dễ sử dụng của các thiết bị VoIP cho phép bạn làm điều đó giúp đơn giản hóa quy trình thi công lắp đặt và cài đặt hệ thống. Hơn nữa bạn cũng có thể tận dụng tối đa các tính năng tiên tiến hệ thống điện thoại VoIP. 

3. Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX

Tổng đài điện thoại Analog vẫn được một số doanh nghiệp có nhu cầu lắp đặt do đã có sẵn hạ tầng dây cáp điện thoại và đáp ứng được yêu cầu liên lạc. Bên cạnh đó tổng đài PABX thế hệ mới đã có những cải tiến vượt bậc về các tính năng (DISA, khả năng mở rộng thêm giao diện FXO/FXS dễ dàng bằng Card, cài đặt bằng máy tính PC.v.v.) khi cần bổ sung thêm nhân viên.

Hơn thế nữa các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại để bàn Analog có giá mua khá rẻ. Điều này làm cho việc đầu tư cả hệ thống tổng đài điện thoại trở nên rẻ hơn mà vẫn có sự linh hoạt khi có thể tự mở rộng hệ thống trong tương lai.

3.1 Văn phòng, chi nhánh nhỏ

• Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
• Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.

3.2 Trụ sở công ty, khách sạn, doanh nghiệp lớn

• Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 6 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
• Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
• Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…

3.3 Điện thoại để bàn Analog

Điện thoại để bàn là phương tiện giúp nhân viên trao đổi thông tin nội bộ trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng. Những thiết bị liên lạc truyền thống này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác đàm thoại rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả.

3.3.1 Điện thoại bàn thông dụng IKE-885

Điện thoại để bàn IKE885 là điện thoại cố định Analog có những tính năng cơ bản, dễ sử dụng cho người dùng phổ thông trong các văn phòng doanh nghiệp, công ty, khách sạn, bệnh viện, trường học,… Điện thoại bàn Analog IKE885 tích hợp kèm màn hình LCD hiển thị thông tin ID người gọi, quay số và thời gian.

Bàn phím thiết kế dễ thao tác cùng các phím bấm tắt tiện dụng, điện thoại cố định để bàn IKE885 phù hợp với trang bị hàng loạt cho nhân viên. Điện thoại IKE885 có thế lắp đặt để bàn hoặc treo tường, tương thích với tất cả các tổng đài PABX phổ thông có trên thị trường.

3.3.2 Điện thoại Analog treo tường TSC-206

Điện thoại cố đinh Analog TSC-206 là giải pháp thiết bị liên lạc tại các không gian lắp đặt chật hẹp như hành lang, ban công, khu vực công cộng, khu vực thang máy, phòng tắm khách sạn, resort,… mà vẫn đạt được hiệu quả hoạt động và kinh doanh.

Thiết bị liên lạc đáng tin cậy này mang đến chất lượng âm thanh vượt trội, dễ sử dụng với người dùng phổ thông. Thiết kế sáng tạo, điện thoại Analog TSC-206  có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp. 

3.3.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort

Điện thoại khách sạn Analog với phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.

Điện thoại khách sạn có các tính năng nghe gọi cơ bản, loa song công cho chất lượng đàm thoại chất lượng cao và dễ sử dụng.

Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại cần lưu ý gì?

Thi công lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại VoIP giá rẻ hơn, chủ yếu là do sử dụng kết nối không dây dùng mạng Wi-Fi, hoặc dùng chung hạ tầng có dây cáp Ethernet thay thế cho dây điện thoại. Điều đó nói rằng, bạn có thể cần cân nhắc xem mình sẽ cần quy mô đầu tư thế nào. Cũng như điều kiện về hạ tầng mạng kết nối các thiết bị phần cứng để có một hệ thống liên lạc thoại hoàn chỉnh phù hợp với doanh nghiệp và ngân sách hiện tại của bạn.

Dưới đây là một số thông tin chính cần tham khảo:

• Số lượng người dùng: sẽ quyết định số lượng máy điện thoại bàn và dung lượng tổng đài mà bạn sẽ đầu tư, có tính tới khả năng mở rộng cho tương lai gần.
• Sử dụng mạng LAN có dây hay không dây Wi-Fi: sẽ quyết định bạn sẽ sử dụng máy điện thoại để bàn Wi-Fi hay điện thoại có dây Ethernet, có PoE hay không?
• Chất lượng Internet: Khi bạn muốn kết nối với khách hàng ngoại mạng hoặc kết nối tới nhiều chi nhánh, bạn cần quan tâm tới chất lượng Internet. Vì VoIP yêu cầu internet liên tục, chất lượng tốt sẽ đảm bảo rằng hệ thống điện thoại duy trì chất lượng đàm thoại cao, không bị ngắt quãng.
• Tìm nhà cung cấp trung kế SIPtrunk hoặc PSTN phù hợp: Các cuộc gọi kết nối với khách hàng ngoại mạng cần sử dụng SIPtrunk hoặc PSTN từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông diện rộng. Tùy từng địa điểm mà dịch vụ có thể khác nhau, bạn cần kiểm tra với một số nhà cung cấp dihcj vụ viễn thông về điều này.
• Vị trí lắp đặt thiết bị: Tổng đài, điện thoại cần được lên kế hoạch về vị trí thi công lắp đặt để có thể chuẩn bị nguồn điện, dây mạng, giá rack và các vật tư phụ kiện khác.

Khi bạn đã quyết định sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại để cung cấp dịch vụ khách hàng hoặc liên lạc nội bộ, đều mang lại các lợi ích lớn về tiết kiệm chi phí, giảm việc đi lại cơ học và dễ dàng tiếp cận với mọi người ở mọi khoảng cách. Hệ thống điện thoại giúp doanh nghiệp nói chuyện với khách hàng tiềm năng, chốt đơn hàng, chăm sóc khách hàng, cũng như cộng tác với đồng nghiệp hiệu quả, tăng sự thành công của doanh nghiệp.