Tổng đài điện thoại là gì? Chọn hệ thống thoại Wifi hay cáp Ethernet?

Trong thập kỷ qua, tổng đài điện thoại đã được dùng phổ biến tại các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí, nâng cao sự tiện lợi và cung cấp cho nhân viên những công cụ họ cần để có một nơi làm việc hiện đại, hiệu quả. Một trong những nhiệm vụ đầu tiên đối với bất kỳ ai bắt đầu kinh doanh là đảm bảo khả năng giao tiếp của đội ngũ nhân viên qua hệ thống tổng đài điện thoại đáng tin cậy để liên lạc nội bộ và ngoại mạng để phục vụ cho kinh doanh bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Có 2 công nghệ tổng đài điện thoại được dùng phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp: IP-PBX/VoIP có nhiều tính năng hiện đạiphát triển trong những năm gần đây và Analog-PABX truyền thống có giá thành rẻ hơn, ít tính năng hơn.

1.Tổng đài điện thoại Analog-PABX truyền thống

Hệ thống điện thoại Analog-PABX truyền thống cũ hơn có rất nhiều cải tiến trong những năm gần đây giúp việc cài đặt, nâng cấp mở rộng hệ thống đã đơn giản hơn, tuy nhiên vẫn khá cồng kềnh cho các hệ thống lớn. Với lợi thế giá rẻ, thân thuộc với người dùng và đáp ứng tốt nhu cầu nghe gọi nội bộ và ngoại mạng, tổng đài điện thoại Analog-PABX vẫn được nhiều khách hàng doanh nghiệp sử dụng trong các văn phòng công ty, khách sạn, trường học, bệnh viện, nhà máy sản xuất,… Hệ thống liên lạc Analog-PABX khá đơn giản, bao gồm:

2.1 Điện thoại nội bộ để bàn Analog IKE885

Điện thoại để bàn IKE885 là điện thoại cố định Analog có những tính năng cơ bản, dễ sử dụng cho người dùng phổ thông trong các văn phòng doanh nghiệp, công ty, khách sạn, bệnh viện, trường học,… Điện thoại bàn Analog IKE885 tích hợp kèm màn hình LCD hiển thị thông tin ID người gọi, quay số và thời gian.

2.2 Tổng đài nội bộ Analog

Tổng đài Analog phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp đã có sẵn hoặc có kế hoạch sử dụng hạ tầng dây cáp điện thoại. Tổng đài nội bộ PABX thế hệ mới đã có những cải tiến vượt bậc về các tính năng (DISA, khả năng mở rộng thêm giao diện FXO/FXS dễ dàng bằng Card, cài đặt bằng máy tính PC.v.v.) khi cần bổ sung thêm nhân viên.

2.2 Lợi ích khi dùng tổng đài điện thoại qua giao thức Internet là gì?

Có nhiều lợi thế khi chuyển sang tổng đài điện thoại trên nền tảng Internet, và đây là lý do tại sao doanh nghiệp ưa chuộng và khiến chúng trở nên ngày càng phổ biến. Bạn có thể nhận và quản lý các cuộc gọi không chỉ từ điện thoại bàn mà còn từ máy tính và điện thoại di động của bạn. Vì vậy, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của hệ thống văn phòng mọi lúc mọi nơi. Với VoIP, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi quan trọng nữa. Dưới đây là một số ưu điểm chính của VoIP:

2.2.1.Giảm chi phí đàm thoại

Một trong những lợi thế lớn nhất của VoIP là nó có thể cung cấp các cuộc gọi rẻ hơn đáng kể so với các dịch vụ điện thoại cố định truyền thống. Bạn phải trả tiền cho mỗi phút để giao tiếp trên điện thoại PSTN, điều đó khiến một doanh nghiệp thực hiện nhiều cuộc gọi cần trả tiền nhiều hơn thậm chí cho các cuộc đàm thoại nội bộ giữa nhiều chi nhánh có địa lý khác nhau. Do đó, nếu bạn thấy mình thực hiện nhiều cuộc gọi như vậy, bạn có thể nên xem xét các lựa chọn để nâng cấp sang hệ thống thoại VoIP. Vì VoIP sử dụng Internet, bạn có thể thực hiện cuộc gọi bằng kết nối băng thông rộng của mình, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền.

2.2.2 Cung cấp nhiều tính năng và tiện ích tuyệt vời

Một lợi ích tuyệt vời khác của VoIP là các chức năng và tính năng mà bạn sử dụng. Tổng đài điện thoại thế hệ mới có thể cung cấp cho bạn các tính năng như:

• Giữ liên lạc 24/24h: Ngoài giờ làm việc hành chính hoặc lễ tân của bạn không thể nghe máy, bạn có tùy chọn tự động chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến một số điện thoại khác.

• Ghi âm cuộc gọi: Bạn có thể ghi âm và lưu trữ các cuộc gọi điện thoại có thể cần thiết để tham khảo lại để đánh giá chất lượng nội dung các cuộc hội thoại và là bằng chứng trong nói chuyện với khách hàng về các cuộc tư vấn bán hàng.

• Lễ tân ảo: Bạn có thể cài đặt bạn ghi âm để hướng dẫn khách hàng làm việc.

• Cuộc gọi hội nghị: Bạn có thể tổ chức các cuộc đàm thoại hội nghị với các khách hàng, đồng nghiệp và nhà cung cấp khác nhau trong khi thực hiện cuộc gọi.

• Ứng dụng VoIP trên di động: tiện ích mở rộng phần mềm VoIP cài đặt trên Smartphone, máy tính PC giúp bạn có thể thực hiện cuộc gọi từ xa.

• Báo cáo cuộc gọi: Các cuộc gọi đến và đi được ghi lại để bạn có thể xem xét hiệu suất theo từng số máy nhánh.

• Báo cáo cuộc gọi: Các cuộc gọi đến và đi được ghi lại để bạn có thể xem xét hiệu suất theo từng số máy nhánh.

• Hàng loạt các tính năng tuyệt vời khác được bao gồm: hiển thị số cuộc gọi đến, bộ nhớ trong lớn, văn phòng từ xa, lịch trình làm việc, quay số mở rộng, quay số nhanh.v.v.

2.2.3.Dễ lắp đặt, cài đặt và bảo trì

Lắp đặt tổng đài điện thoại và thiết lập toàn bộ hệ thống, định tuyến cuộc gọi dễ dàng thực hiện trên giao diện web dễ sử dụng. Điều này giúp bạn dễ dàng di chuyển các điện thoại để bàn, thêm hoặc thay đổi cấu hình của hệ thống, có thể do chính bạn tự thực hiện và quản lý mà không cần tới các khóa đào tạo và kiến thức về CNTT đặc biệt nào. 

2.2.4.Triển khai trên nhiều chi nhánh

Nếu bạn là một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở khác địa lý, thì VoIP chắc chắn là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Bạn có thể kết nối nhiều chi nhánh với nhau một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí với một hệ thống chỉ trong vài phút. Bạn có thể chuyển cuộc gọi đến các địa điểm khác nhau một cách liền mạch và miễn phí bởi đây là các cuộc gọi nội bộ trên nền tảng Internet.

2.2.5.Chất lượng cuộc gọi cao

Các thiết bị VoIP hiện đại không những có rất nhiều tính năng mà còn hoạt động rất tốt với các cuộc gọi âm thanh chất lượng cao giọng nói HD. Điều này có nghĩa là VoIP mang lại cho doanh nghiệp của bạn chất lượng âm thanh rõ ràng và sắc nét hơn, điều này có thể có ý nghĩa rất lớn đối với người ở đầu bên kia của điện thoại.

3. Nên mua tổng đài điện thoại nội bộ IP mạng không dây Wifi hay dùng dây cáp Ethernet?

Trước khi chọn cho doanh nghiệp một hệ thống đàm thoại nào sẽ phù hợp, bạn cần xem xét tới hạ tầng mạng LAN có sẵn hoặc đầu tư mới. Khác với Analog-PABX, các thiết bị VoIP chạy trên mạng LAN thay vì đường dây cáp điện thoại độc lập. Bạn có thể linh hoạt mua điện thoại để bàn Wi-Fi dùng mạng Wifi hoặc mua điện thoại bàn IP dùng cáp Ethernet.

3.1 Giải pháp tổng đài điện thoại IP mạng không dây Wifi

Cho dù bạn đầu tư mới hay lắp đặt một hệ thống mạng LAN và tổng đài điện thoại VoIP, thì mạng không dây Wifi luôn dễ dàng và tiết kiệm chi phí về vật tư, thi công lắp đặt nhất. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ không dây Wifi sẽ gồm tổng đài IP và rất nhiều điện thoại để bàn Wifi, bạn có thể bố trí linh hoạt các thiết bị điện thoại này tại bất kỳ vị trí nào mà bạn muốn, miễn là trong vùng phủ sóng Wifi. Bởi vì Wifi IP Phone cũng không phụ thuộc vào cáp mạng, nên bạn cũng dễ dàng di chuyển thiết bị này sang vị trí khác, thậm chí di chuyển cả một hệ thống tổng đài điện thoại từ văn phòng này sang văn phòng khác mà không cần phải đầu tư, thi công lắp đặt.

3.2 Giải pháp tổng đài điện thoại IP dùng dây cáp Ethernet

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có sẵn hệ thống dây mạng và các đầu RJ45 chờ tại các vị trí cần đặt thiết bị đầu cuối là các điện thoại để bàn IP, thì tổng đài điện thoại dùng dây cáp sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời. Giải pháp tổng đài điện thoại dùng dây cáp Ethernet có chi phí mua thiết bị đầu cuối rẻ hơn, kết nối ổn định hơn và có thể triển khai trên hạ tầng mạng PoE giúp đơn giản hóa việc lắp đặt.

Với các doanh nghiệp lớn như công ty lớn, khách sạn, resort, nhà xưởng, trường học, bệnh viện, ngân hàng,.v.v. bạn có thể tính tới giải pháp hỗn hợp có dây và không dây Wifi. Điều này giúp bạn triển khai linh hoạt khi lắp đặt điện thoại Wifi tại các vị trí không có dây mạng, khó tiếp cận và cần tính thẩm mỹ cao, trong khi điện thoại cố định dùng dây cáp Ethernet có thể triển khai trên bàn làm việc của nhân viên có sẵn dây RJ45 chờ hoặc chia sẻ đường dây này với máy tính PC của họ.