Tổng đài điện thoại nội bộ thường dùng trong doanh nghiệp, khách sạn

Tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp, công ty, khách sạn, resort cung cấp giải pháp liên lạc giữa các phòng ban chuyên môn nội bộ và ra ngoại mạng. Giao tiếp liền mạch là rất quan trọng khi điều hành các hoạt động kinh doanh thành công và làm cho khách hàng hài lòng. Từ việc khách hàng gọi điện để hỏi thăm thông tin giá cả, đặt hàng cho đến thông báo kịp thời về tình trạng hàng hóa và thảo luận nội bộ giữa các nhân viên, mọi quy trình đều phụ thuộc vào chất lượng hệ thống tổng đài điện thoại.

Do vậy, hệ thống tổng đài điện thoại hiện đại vừa giúp nhân viên nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, vừa tạo cảm giác sử dụng tiện lợi khi khách hàng liên hệ với nhân viên của doanh nghiệp. Một hệ thống tổng đài điện thoại tốt không những giúp nâng cao giao tiếp nội bộ hàng ngày, mà còn giúp nhân viên liên lạc với khách hàng giúp thúc đẩy truyền thông Marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Trong nhiều thập kỷ, các doanh nghiệp, khách sạn đã dựa vào hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX truyền thống có giá thành rẻ hơn và đáp ứng nhu cầu liên lạc cơ bản. Mặc dù phổ biến, các hệ thống điện thoại truyền thống này ít tính năng và yêu cầu có hệ thống dây cáp điện rộng khắp tòa nhà.

Với sự phát triển của Internet và các dịch vụ thoại kỹ thuật số, các hệ thống điện thoại IP-PBX/VoIP hiện cung cấp tùy chọn liên lạc tốt hơn trên mạng LAN, tích hợp sẵn nhiều tính năng tiên tiến hơn giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng.

1. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP-PBX

Tổng đài điện thoại IP-VoIP được ưa chuộng hơn trong những năm gần đây do chúng cung cấp nhiều  tính năng hiện đại và linh hoạt khi triển khai thi công lắp đặt. Hệ thống liên lạc VoIP cung cấp nhiều tính năng tiên tiến bao gồm lễ tân ảo IVR, đàm thoại hội nghị, ghi âm cuộc gọi và có thể cấu hình tại chỗ hoặc từ xa qua mạng Internet.

Với khả năng truyền âm thanh giọng nói trên nền tảng Internet, việc kết nối và tạo các cuộc đàm thoại nội bộ giữa các chi nhánh ở xa nhau hoàn toàn miễn phí, giúp các doanh nghiệp giảm tối đa cước phí điện thoại hàng tháng và nâng cao hiệu quả giao tiếp, giảm chi phí vận hành, bảo trì hệ thống.

1.2 Điện thoại nội bộ không dây Wi-Fi và dùng dây cáp Ethernet

Một điều rất rõ ràng, hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là xương sống của toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Từ quầy lễ tân với điện thoại để bàn đa tính năng được tích hợp bộ nhớ lớn, màn hình LCD rộng với các phím bấm tắt giúp truy cập nhanh tới danh dạ và các chức năng để hỗ trợ nhân viên thao tác nhanh hơn với các cuộc gọi.

Kế tiếp là tới điện thoại để bàn giá rẻ phổ thông với các tính năng cơ bản để trang bị cho các nhân viên của các phòng ban. Tất cả hệ thống điện thoại nội bộ này cung cấp xuyên suốt, nâng cao trải nghiệm sử dụng cho người sử dụng dịch vụ thoại, từ đó nâng hiệu quả kinh doanh của bộ phận marketing, bán hàng, kế toán, văn phòng, dịch vụ…

Mạng điện thoại nội bộ cũng giúp giảm việc đi lại cơ học giữa các nhân viên của các bộ phận chuyên môn khi cần trao đổi công việc, chẳng hạn như hành chính, bảo vệ, kế toán, thủ kho,… giữa văn phòng, kho bãi, khuôn viên khách sạn, resort,…

1.3 Điện thoại IP lễ tân khách sạn

Là một vị trí làm việc bận rộn nhất với các cuộc gọi, từ giải đáp thông tin cho khách hàng, cho tới chuyển cuộc gọi cho các phòng ban chức năng và cho khách hàng, nhân viên lễ tân thực sự cần một điện thoại bàn đa tính năng chuyên dụng để có thể hỗ trợ được công việc tiện lợi hơn.

Điện thoại lễ tân Atcom A48WAC và Atcom A68WAC cung cấp các phím bấm tắt tiện lợi, bộ nhớ danh bạ lớn, và khả năng kết nối tới màn hình thứ 2 để mở rộng khả năng hiển thị, các phím bấm chuyên dụng cho nhân viên lễ tân hoàn thành được công việc dễ dàng. Điện thoại bàn đa tính năng này cũng là giải pháp dành cho các vị trí làm việc bận rộn tại các vị trí thư ký, quản lý, giám đốc, giúp họ giảm bớt các thao tác để tập trung hơn vào nội dung trao đổi công việc.

1.4 Điện thoại để bàn kết nối Wifi cho nhân viên

Mạng Wifi đã phổ biến với hầu hết doanh nghiệp, điều này giúp họ dễ dàng triển khai nhanh chóng các loại điện thoại bàn Wifi tăng tính mỹ thuật, linh hoạt khi bố trí vị trí chỗ ngồi, cũng như dễ dàng tiếp cận nhiều vị trí không thể triển khai dây mạng do không tiện cho việc thi công chạy dây.

Điện thoại IP Wifi Atcom D2SW, A20W là giải pháp lý tưởng cho tình huống này. Thi công lắp đặt điện thoại Wi-Fi không dây vừa đơn giản, triển khai nhanh chóng, vừa giữ được cảnh quan không gian của một văn phòng không dây hiện đại.

1.5 Điện thoại để bàn dùng dây cáp Ethernet cho nhân viên

Điện thoại bàn phổ thông Atcom D20 và Atcom D21 (PoE) dùng cho nhân viên cần tính năng cơ bản, chất lượng thoại tốt với giá thành hợp lý để có thể trang bị hàng loạt mà vẫn tiết kiệm chi phí đầu tư. Các thông tin cần thiết như ngày giờ, ID cuộc gọi, các số gọi đi/đến và danh bạ hiển thị trực quan trên màn hình LCD, đồng thời vẫn được tích hợp đầy đủ các tính năng chuyên dùng, như quay số nhanh, chuyển cuộc gọi giữa người dùng nội bộ và ra ngoại mạng.

Với hạ tầng có sẵn PoE, điện thoại IP PoE Atcom D21 dễ dàng triển khai hơn chỉ với 1 dây cáp cho cả nguồn và dữ liệu thoại, cũng như dễ dàng tiếp cận các vị trí không có dây nguồn, ổ cắm điện.

1.5 Tổng đài điện thoại nội bộ IP

Tổng đài nội bộ thường được chọn theo số người dùng trong doanh nghiệp và có tính tới yếu tố mở rộng trong tương lai. Thế hệ tổng đài IP mới đã được trang bị sẵn các tính năng lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị,… do vậy người dùng không cần lo lắng tới việc bổ sung các tính năng này như tổng đài PABX thế hệ cũ.

1.5.1  Tổng đài PLANET IPX-330 (Taiwan)

Tổng đài PLANET IPX-330 từ hãng nổi tiếng PLANET, sản xuất tại Taiwan, là dòng tổng đài VoIP đáp ứng tối đa tới 30 nhân viên. Tổng đài IPX-330 là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, khách sạn, nhà nghỉ nhỏ khi hỗ trợ sẵn các trung kế SIPtrunk (VoIP) và 2 CO-Line (PSTN), linh hoạt khi kết nối tới hạ tầng của các nhà cung cấp viễn thông.

• Số người dùng máy lẻ tối đa: 30
• Cuộc gọi đồng thời: 15
• SIPtrunk có sẵn: 15
• Số đường trung kế bưu điện có sẵn (COline): 2
• Cổng mạng: 10/100Mbps.
• Bộ nhớ trong: 150H ghi âm
• Các tính năng khác: lời chào, ghi âm cuộc gọi, khe cắm thẻ nhớ ngoài,…
• Nguồn điện:100~240VAC.
• Nước xuất xứ: Taiwan

1.5.2. Tổng đài PLANET IPX-2100 (Taiwan)

Đại diện tiếp theo có thể đề cập đến là dòng tổng đài IP cỡ trung bình – PLANET IPX-2100, với khả năng đáp ứng tối đa tới 100 user và hỗ trợ sẵn 30 SIPtrunk. Tổng đài IPX-2100 là giải pháp có sẵn kết nối tới trung kế SIP, và hỗ trợ tùy chọn mua thêm các module để kết nối khác như GSM, PSTN, E1 qua các khe cắm mở rộng.

• Số người dùng máy lẻ tối đa: 100
• Cuộc gọi đồng thời: 30
• Tùy chọn mua module PSTN, GSM, E1 qua 2 khe cắm mở rộng.
• Cổng mạng: 10/100Mbps và Gigabit
• Bộ nhớ trong: 16G
• Các tính năng khác: lời chào, ghi âm cuộc gọi, khe cắm thẻ nhớ ngoài,…
• Nguồn điện: 100~~240VAC.
• Nước xuất xứ: Taiwan

1.5.3. Tổng đài PLANET IPX-2200 (Taiwan)

PLANET IPX-2200 là dòng tổng đài cỡ vừa và lớn, có hiệu năng cao, đáp ứng tối đa tới 200 user và có sẵn 60 SIPtrunks. Tổng đài IPX-2200 là giải pháp có sẵn kết nối tới trung kế SIP, và hỗ trợ tùy chọn mua thêm các module để kết nối khác như GSM, PSTN, E1 qua các khe cắm mở rộng. PLANET IPX-2200 phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và lớn như trường học, khách sạn, resort, ngân hàng,.v.v.

• Số người dùng máy lẻ tối đa: 200
• Cuộc gọi đồng thời: 60
• SIPtrunk có sẵn: 60
• Tùy chọn mua module PSTN, GSM, E1 qua 2 khe cắm mở rộng.
• Cổng mạng: 10/100/1000Mbps
• Bộ nhớ trong: 150h ghi âm
• Các tính năng khác: lời chào, ghi âm cuộc gọi, khe cắm thẻ nhớ ngoài,…
• Nguồn điện: 100~~240VAC
• Nước xuất xứ: Taiwan

1.5.4. Tổng đài PLANET IPX-2500 (Taiwan)

IPX-2500 là dòng tổng đài VoIP cỡ lớn tích hợp sẵn ổ cứng dung lượng lớn cho thời gian ghi âm vượt trội mà không cần lo lắng tới việc nâng cấp bộ nhớ thêm. Tổng đài IPX-2500 cung cấp tới 500 số máy nhánh, 100 cuộc gọi đồng thời, chuyên dùng cho các doanh nghiệp lớn như trường học, khách sạn, resort, ngân hàng.v.v.

• Số người dùng máy lẻ tối đa: 500
• Cuộc gọi đồng thời: 100
• Tùy chọn mua module PSTN, GSM, E1 qua 2 khe cắm mở rộng.
• Cổng mạng: 10/100/1000Mbps
• Bộ nhớ trong: 7500h ghi âm
• Các tính năng khác: lời chào, ghi âm cuộc gọi, khe cắm thẻ nhớ ngoài,…
• Nguồn điện: 100~~240VAC.
• Nước xuất xứ: Taiwan

2. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PABX-ANALOG

Tổng đài điện thoại Analog vẫn được một số doanh nghiệp có nhu cầu lắp đặt do đã có sẵn hạ tầng dây cáp điện thoại và đáp ứng được yêu cầu liên lạc. Bên cạnh đó tổng đài PABX thế hệ mới đã có những cải tiến vượt bậc về các tính năng (DISA, khả năng mở rộng thêm giao diện FXO/FXS dễ dàng bằng Card, cài đặt bằng máy tính PC.v.v.) khi cần bổ sung thêm nhân viên.

Hơn thế nữa các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại để bàn Analog có giá mua khá rẻ. Điều này làm cho việc đầu tư cả hệ thống tổng đài điện thoại trở nên rẻ hơn mà vẫn có sự linh hoạt khi có thể tự mở rộng hệ thống trong tương lai.

2.1 Điện thoại để bàn Analog

Điện thoại để bàn là phương tiện giúp nhân viên trao đổi thông tin nội bộ trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng. Những thiết bị liên lạc truyền thống này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác đàm thoại rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả.

2.1.1 Điện thoại bàn thông dụng IKE-885

Điện thoại để bàn IKE885 là điện thoại cố định Analog có những tính năng cơ bản, dễ sử dụng cho người dùng phổ thông trong các văn phòng doanh nghiệp, công ty, khách sạn, bệnh viện, trường học,… Điện thoại bàn Analog IKE885 tích hợp kèm màn hình LCD hiển thị thông tin ID người gọi, quay số và thời gian.

Bàn phím thiết kế dễ thao tác cùng các phím bấm tắt tiện dụng, điện thoại cố định để bàn IKE885 phù hợp với trang bị hàng loạt cho nhân viên. Điện thoại IKE885 có thế lắp đặt để bàn hoặc treo tường, tương thích với tất cả các tổng đài PABX phổ thông có trên thị trường.

2.1.1 Điện thoại Analog treo tường TSC-206

Điện thoại cố đinh Analog TSC-206 là giải pháp thiết bị liên lạc tại các không gian lắp đặt chật hẹp như hành lang, ban công, khu vực công cộng, khu vực thang máy, phòng tắm khách sạn, resort,… mà vẫn đạt được hiệu quả hoạt động và kinh doanh.

Thiết bị liên lạc đáng tin cậy này mang đến chất lượng âm thanh vượt trội, dễ sử dụng với người dùng phổ thông. Thiết kế sáng tạo, điện thoại Analog TSC-206  có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp. 

2.1.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort

Điện thoại khách sạn Analog với phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.

Điện thoại khách sạn có các tính năng nghe gọi cơ bản, loa song công cho chất lượng đàm thoại chất lượng cao và dễ sử dụng.

2.2 Tổng đài nội bộ Analog-PABX

Tổng đài Analog-PABX vẫn là hệ thống liên lạc được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, khách sạn và nhà máy hiện nay. Nó cung cấp nhiều đường dây kết nối tới điện thoại để bàn để nghe gọi nội bộ, đồng thời cung cấp nhiều đường dây PSTN bên ngoài cho các cuộc gọi ngoại mạng.

2.2.1 Tổng đài Mini-PABX

Đây là dòng tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng. Tổng đài Analog Mini phù hợp với nhu cầu trang bị một hệ thống liên lạc nhỏ của các văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ, liên lạc nội bộ giữa các tầng trong tòa nhà,.v.v

• Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
• Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.

2.2.1 Tổng đài Analog-PABX kiểu khe cắm

Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách, quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.

Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng và được trang bị sẵn trên các dòng tổng đài cỡ lớn này.

• Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 6 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
• Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
• Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…