Cách định dạng văn bản trong Word để có File đúng chuẩn chuyên nghiệp

định dạng văn bản trong Word để có File đúng chuẩn

Sau khi bạn đã hoàn thành soạn thảo trên Word điều đầu tiên bạn cần phải làm đó là định dạng lại văn bản để có thể giúp người đọc có thể hiểu về nội dung hơn và làm cho văn bản trở nên lịch sự và trang trọng hơn. GiaMinhTech sẽ thông tin đến bạn các định dạng văn bản trong Word để có một file Word đúng chuẩn nhé!

1. Định dạng văn bản là gì? Mục đích của việc định dạng văn bản

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản là trình bày các phần văn bản trên Word theo từng loại thuộc tính riêng biệt với nhau.

Xem thêm: Cách căn lề trong Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 chuẩn nhất.

Mục đích của việc định dạng văn bản

  • Giúp cho văn bản được trình bày đẹp hơn.
  • Nội dung trình bày trong văn bản rõ ràng, dễ nhìn.
  • Nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, cho người đọc dễ nắm bắt phần cốt lõi của vấn đề bạn muốn truyền tải trong văn bản.

Các lệnh định dạng văn bản thường gặp

Định dạng văn bản gồm 2 lệnh chủ yếu:

  • Định dạng đoạn văn bản: Giúp nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung cốt lõi.
  • Định dạng kí tự: Làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản, cho người đọc nắm rõ, dễ nhìn.

2. Căn lề và kích thước cho văn bản

Bước 1: Bạn chọn tab Layout, sau đó chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản.

Bạn chọn tab Layout, sau đó chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản.

Bước 2: Bảng điều chỉnh căn lề hiện ra, bạn chọn Margins và tiến hành điều chỉnh kích thước lề chuẩn theo khổ giấy A4 rồi nhấp OK để hoàn thành. (Top: 2 – 2.5 cm, Bottom: 2 – 2.5 cm, Left: 3 – 3.5 cm, Right: 1.5 – 2 cm)

Bạn chọn Margins và tiến hành điều chỉnh kích thước lề chuẩn theo khổ giấy A4 rồi nhấp OK để hoàn thành

Bước 3: Bạn chọn Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản.

  • Portrait để chọn khổ dọc.
  • Landscape để chọn khổ ngang.
Bạn chọn Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản. (Chọn Portrait để chọn khổ dọc, chọn Landscape để chọn khổ ngang)

3. Định dạng font chữ trong Word

Định dạng font chữ với trang mới

Bước 1: Bạn vào thẻ Home hoặc bấm Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Bạn vào thẻ Home hoặc bấm Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Bước 2: Bạn chọn font chữ bạn muốn rồi nhấp OK để hoàn thành.

Bạn chọn font chữ bạn muốn rồi nhấp OK để hoàn thành.

Định dạng khoảng cách các chữ

Bước 1: Bạn nhấn Ctrl+D để mở cửa sổ Font, sau đó chọn Advanced.

Bạn nhấn Ctrl+D để mở cửa sổ Font, sau đó chọn Advanced.

Bước 2: Bạn thiết lập khoảng cách chữ trong văn bản tại mục Spacing.

  • Normal: Bình thường.
  • Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.
  • Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.
Bạn thiết lập khoảng cách chữ trong văn bản tại mục Spacing

Bước 3: Bạn nhấp OK để hoàn thành.

Bạn nhấp OK để hoàn thành.

Vậy là bạn đã điều chỉnh khoảng cách các chữ thành công rồi.

Vậy là bạn đã điều chỉnh khoảng cách các chữ thành công rồi.

Sao chép định dạng bằng Format Painter

Bước 1: Bạn bôi đen vùng văn bản cần định dạng.

Bạn bôi đen vùng văn bản cần định dạng.

Bước 2: Sau khi đã bôi đen văn bản, bạn hãy chọn mục Format Painter tại tab Home.

Sau khi đã bôi đen văn bản, bạn hãy chọn mục Format Painter tại tab Home.

Bước 3: Cuối cùng, văn bản của bạn đã được định dạng.

Cuối cùng, văn bản của bạn đã được định dạng.

4. Định dạng văn bản dùng cách phím tắt

Để có thể rút ngắn được thời gian trong lúc định dạng lại văn bản GiaMinhTech sẽ hướng dẫn bạn một số phím tắt phổ biến trong định dạng văn bản nhé!

Ctrl+B: Dùng để in đậm văn bản.

Ctrl+B: Dùng để in đậm văn bản.

Ctrl+D: Để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Ctrl+D: Để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Ctrl+I: Dùng để in nghiêng font chữ.

Ctrl+I: Dùng để in nghiêng font chữ.

Ctrl+U: Dùng để gạch chân font chữ.

Ctrl+U: Dùng để gạch chân font chữ.

Ctrl + Shift + >: Dùng để tăng kích cỡ văn bản.

Ctrl + Shift + >: Dùng để tăng kích cỡ văn bản.

Ctrl + Shift + : Dùng để giảm kích cỡ văn bản.

Ctrl + Shift + < : Dùng để giảm kích cỡ văn bản.

5Định dạng văn bản bằng chức năng Paragraph

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Word muốn định dạng và bôi đen văn bản.

Đầu tiên, bạn hãy mở file Word muốn định dạng và bôi đen văn bản.

Bước 2: Sau khi bôi đen văn bản, tại tab Home, bạn hãy click chuột vào mũi tên ô Paragraph.

Sau khi bôi đen văn bản, tại tab Home, bạn hãy click chuột vào mũi tên ô Paragraph.

Bước 3: Tại cửa sổ Paragraph, tại mục General, bạn hãy chọn Alignment (canh lề đoạn văn bên trái hoặc phải), Outline Level (chọn kích cỡ của văn bản).

Tại Indentation bao gồm Left và Right (chọn khoảng cách đoạn văn lề trái và lề phải).

Tại Special (chọn kiểu thụt đầu dòng của đoạn văn), By (khoảng cách thụt đầu dòng).

Ở phần Spacing bao gồm:

  • Before: Khoảng cách giữa dòng đầu với dòng bên trên).
  • After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng với dòng bên dưới).
  • Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn).
  • At: Khoảng cách dòng giữa các đoạn văn).
Tại cửa sổ Paragraph, tại mục General, bạn hãy chọn Alignment (canh lề đoạn văn bên trái hoặc phải), Outline Level (chọn kích cỡ của văn bản).

Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào mục OK để áp dụng.

Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào mục OK để áp dụng.

6. Định dạng văn bản bằng nút mũi tên

Bước 1: Bạn vào Layout, sau đó bấm vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.

Bạn vào Layout, sau đó bấm vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.

Bước 2: Tại bảng điều chỉnh lề, bạn chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4.

Top: Căn lề trên

Bottom: Căn lề dưới

Left: Căn lề trái

Right: Căn lề phải.

Tại bảng điều chỉnh lề, bạn chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4.

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào mục OK để áp dụng.

Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào mục OK để áp dụng.

7. Định dạng văn bản bằng thước ngang

Để định dạng văn bản bằng thước ngang bạn hãy làm các bước dưới đây nhé!

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở hiển thị thước ngang bằng cách chọn tab View, sau đó chọn vào Ruler.

Đầu tiên, bạn hãy mở hiển thị thước ngang bằng cách chọn tab View, sau đó chọn vào Ruler.

Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn là xong.

Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn là xong.

Xem thêm:

  • 2 Cách đếm số ký tự, số dòng trong Word chính xác nhất
  • Cách chuyển Word sang file hình ảnh tự động, cực dễ dàng.
  • Hướng dẫn ẩn/hiện những đoạn quan trọng trong Microsoft Word

Bài viết đã hướng dẫn bạn cách định dạng văn bản trong Word để có một file đúng chuẩn. Hy vọng bài viết sẽ giúp cho bạn thực hiện thành công!

sản phẩm mới

Camera

BÀI VIẾT MỚI

Báo động, chống trộm KS 269CI

Báo động, chống trộm KS 269CI Thiết bị an ninh tại Hải Phòng   Trung [...]

Thông tin Công nghệ Camera Gia Minh

Thông tin Công nghệ Camera Gia Minh Camera Hải Phòng là nhà cung cấp hệ [...]

Giới thiệu Camera wifi Hikvision Cube DS-2CD2421G0-IW(W)

Giới thiệu Camera wifi Hikvision Cube DS-2CD2421G0-IW(W) Camera wifi Hikvision Cube DS-2CD2421G0-IW(W) là một loại [...]

Lắp đặt Camera EZVIZ tại Vĩnh Niệm, Lê Chân

Lắp đặt Camera EZVIZ tại Vĩnh Niệm, Thiên Lôi, Lê Chân, Hải Phòng: Camera quay [...]

Tối đa hóa bảo mật trang web 24×7 với Hikvision DarkFighterS và DarkFighterX

Sự cố an ninh không chỉ xảy ra trong ngày. Để đảm bảo các tổ [...]

Nguyên nhân gây tai nạn giao thông bạn nên biết

Tai nạn giao thông đã gây thiệt hại rất lớn về người và tài sản [...]

Danh sách các camera IP Trung Quốc chứa lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng

Tại thị trường Việt Nam, hiện có nhiều thiết bị camera giá thành rất rẻ [...]

Camera an ninh: Trộm leo cửa, đột nhập

    Camera an ninh: Trèo vào nhà trộm Trộm trèo cửa, đột nhập nhà [...]

Cần số là gì?Mục đích và nguyên tắc làm việc

cần số Ngày càng có nhiều người dùng lựa chọn vì nó có thể giúp [...]

Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt

Công nghệ xác thực thông qua nhận diện khuôn mặt trên máy chấm công hiện nay không [...]